OBLIGACIONES CONTABLES Y FINANCIERAS DE LAS ORGANIZACIONES COOPERATIVAS

INTRODUCCIÓN

No pretendemos  dar una cátedra de Contabilidad, pues solamente nos limitaremos a indicar algunas obligaciones contables y financieras de las organizaciones de la economía solidaria frente a las instituciones que ejercen el control y la Vigilancia del Estado.

Tales obligaciones están contenidas en la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 del 28 de Agosto de 2008, mediante la cual se adopta la CIRCULAR BASICA CONTABLE (Circular Externa No. 13 de Julio 30 de 2003)  y sus circulares modificatorias 001, 004 y 007 de 2009, 004 y 007 de 2010, 005 y 007 de 2011  proferidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria y según las cuales se regula el aspecto contable.

Utilizando las normas contenidas en las disposiciones mencionadas, trataremos de hacer una descripción sintética, que pueda resultar útil a las organizaciones solidarias y para quienes deseen consultar el documento como forma de ilustración.

Todas las organizaciones de carácter Cooperativo, están obligadas a llevar su contabilidad de conformidad con el PLAN UNICO DE CUENTAS, de que trata el Decreto 2649 de Diciembre 29 de 1.993, por el cual se reglamenta la contabilidad y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Con fundamento en el artículo 36, numerales 3  y 22 de la ley 454, en concordancia con el artículo 31 del Decreto 2649 de 1.993 y el artículo 8 del Decreto 1401 del 28 de Julio de 1.999, la Superintendencia de La Economía Solidaria,  expide el Plan Único de Cuentas para las entidades del Sector solidario, vigiladas por esa entidad.

Los estados Financieros, deben ser preparados por los administradores de la Cooperativa

y tienen como propósito suministrar información a quienes no tienen acceso a los registros contables. Mediante una tabulación formal de  cuentas y valores o cantidades monetarias derivadas de los registros contables, reflejan a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables. (Art. 19 Dec.2649/93).

Teniendo en cuenta las características  de los usuarios o los objetivos específicos de los mismos se dividen en:

De propósito General, los que se preparan al cierre de un período fiscal, para ser conocidos por usuarios indeterminados con el fin de evaluar la capacidad de un ente  económico  (en nuestro caso las organizaciones solidarias)  para generar flujos favorables de fondos. Deben ser concisos, claros y de fácil consulta.

2.- SON  ESTADOS  FINANCIEROS  DE  PROPÓSITO  GENERAL:

Los Estados Financieros Básicos

. Balance General

. Estado de Resultados

. Estado de Cambios en el Patrimonio

. Estado de Cambios en la Situación Financiera

. El Estado de Flujos de Efectivo

Estados Financieros Consolidados:

Son consolidados, los estados financieros que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la  organización solidaria matriz o controlante y sus subordinadas o dominadas, como si fuesen los de una sola empresa, lo cual supone la eliminación de los saldos y transacciones recíprocas entre las entidades objeto de consolidación.

3.-PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS

La preparación de los estados financieros consolidados se hará a 31 de diciembre de cada año y se deberán reportar a más tardar quince (15) días calendarios después del plazo establecido para el reporte de información de cierre de ejercicio señalado en el numeral 2.2.4 del Capítulo X de esta circular.

Papeles de trabajo

Los papeles de trabajo, conformados por todos y cada uno de los documentos que justifiquen los resultados obtenidos en la consolidación de estados financieros, deben ser elaborados en tal forma que permitan ilustrar y aclarar los procedimientos y ajustes realizados en el proceso de consolidación, archivarse en forma organizada, conservarse por un período mínimo de cinco años y mantenerse a disposición de los asociados, de esta Superintendencia y demás entes del Estado que lo requieran conforme a sus facultades.

Notas a los estados financieros

En las notas a los estados financieros consolidados deberá revelarse por lo menos lo siguiente:

Organización solidaria reportante. Con indicación de la denominación o razón social de constitución de organización solidaria y las entidades objeto de consolidación, porcentajes de participación, objeto social principal de cada una de ellas, así como el valor total de los activos, los pasivos y el patrimonio de cada una de las organizaciones incluidas en la consolidación.

Estados Financieros de propósito Especial

Se preparan para satisfacer necesidades de ciertos usuarios, tales como: El Balance inicial, los Estados financieros intermedios, los estados de costos, los estados de inventarios, los estados financieros extraordinarios, los estados de liquidación, los que se presentan a las autoridades para fines determinados, los que se presentan para mejor comprensión por fuera de los principios de Contabilidad Generalmente aceptados. Por ejemplo para preparar declaraciones tributarias.

Estados Financieros Comparativos:

Son aquellos que permiten establecer las variaciones o comparaciones de las cifras mostradas en las distintas cuentas, entre distintos periodos contables o sea en fechas distintas.

Estados Financieros Certificados y Dictaminados.

Son aquellos estados financieros, resultantes de una adecuada consolidación, debidamente certificados y dictaminados por los representantes legales,  contadores, revisores fiscales y  aprobados por los órganos sociales competentes, con que cuentan las organizaciones solidarias.

4.-PERIODOS DE PRESENTACION DE LA INFORMACION A UPERSOLIDARIA:

Las organizaciones solidarias del primer, segundo y tercer nivel de supervisión, exceptuando aquellas cuyo monto de activos al cierre del ejercicio sean iguales o inferiores a 1.845 SMMLV deben presentar la información financiera de cierre de ejercicio a más tardar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la celebración de la asamblea general en donde se aprobaron los estados financieros básicos. En caso de no ser aprobados, se deberá informar a esta Superintendencia.

No obstante lo señalado en el párrafo anterior, las organizaciones solidarias exceptuadas del envío de la información financiera deberán conservarla a disposición de la Superintendencia en caso que ésta la exija en ejercicio de la selectividad de que trata el parágrafo primero del artículo 6 del Decreto 2159 de 1999.

Para la remisión de información a esta Superintendencia, se debe enviar cada trámite en CD y los documentos almacenados o escaneados con las siguientes características: formato .tif, en blanco y negro, la resolución de digitalización debe estar entre 100 y 600 dpi (dependiendo de la calidad del documento a digitalizar), si el documento tiene más de una página todas deben quedar almacenadas en un solo archivo .tif  […].

Información financiera de cierre de ejercicio

Los documentos a remitir a la Superintendencia de la Economía Solidaria son los siguientes:

Estados financieros básicos

Los siguientes estados financieros básicos con corte a diciembre 31 se deben remitir debidamente certificados, dictaminados y comparados con el ejercicio inmediatamente anterior:

1       Balance General

2       Estado de resultados

3       Estado de cambios en el patrimonio

4       Estado de cambios en la situación financiera

5       Estado de flujos de efectivo

Notas a los estados financieros

Junto con los estados financieros, y como parte integrante de los mismos, deben presentarse las notas a los estados financieros comparadas con el período inmediatamente anterior, identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros y teniendo en cuenta la importancia relativa o material. Lo anterior de conformidad con lo dispuesto en los artículos 15 y 113 al 121 del Decreto 2649 de 1993.

5.- APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS POR PARTE DE LA ASAMBLEA GENERAL EN COOPERATIVAS QUE EJERCEN ACTIVIDAD FINANCIERA

La Superintendencia de la Economía Solidaria autorizará, previamente, la presentación de los estados financieros de las cooperativas que ejercen actividad financiera, de conformidad con lo dispuesto en el ordinal e, numeral 2, artículo 3º del Decreto 186 del 26 de enero de 2004.

Una vez autorizados por la Superintendencia, los estados financieros se podrán presentar a la asamblea para su respectiva aprobación, lo cual no exonera a los órganos de administración, contador público y revisor fiscal de la responsabilidad por los actos y omisiones que impliquen el incumplimiento de normas legales, estatutarias y reglamentarias, en caso de ser requeridos con posterioridad por parte de la Superintendencia o de otra autoridad competente.

Los estados financieros certificados por el representante legal y el contador y dictaminados por el revisor fiscal serán el instrumento para determinar la situación económica de la organización solidaria. Por ello, estas personas serán responsables de sus efectos hacia el futuro.

La Supersolidaria exige procedimientos, formalidades y reporte de información, mediante la utilización de formularios especiales, contenidos en la circular básica contable.

6.-CONTROL LEGAL Y PRESENTACION DE LA INFORMACION FINANCIERA

 De conformidad con las funciones establecidas en el artículo 36 de la Ley 454 de 1998, le corresponde a la Superintendencia de la Economía Solidaria establecer las condiciones de reporte y verificar el cumplimiento de las normas legales vigentes y los reportes a que están obligadas las organizaciones solidarias de acuerdo con la naturaleza y su objeto social.

En desarrollo de lo previsto en la Ley 454 de 1998, los decretos 2159 de 1999 y 186 de 2004, la Superintendencia de la Economía Solidaria fija en el presente capítulo los términos, requisitos y formalidades para la presentación de la información contable, financiera y estadística de las organizaciones solidarias bajo su vigilancia.

      Extemporaneidad y sanciones

La no presentación o la presentación extemporánea del Formulario oficial de rendición de cuentas y de la información financiera de cierre de ejercicio darán lugar a la imposición de las sanciones legales que la Superintendencia considere pertinentes.

7.- LIBROS OFICIALES DE LAS ORGANIZACIONES SOLIDARIAS VIGILADAS

Los libros oficiales son aquellos que permiten conocer, ordenar, controlar y verificar los hechos financieros, económicos y sociales que lleva a cabo la organización solidaria en desarrollo de su objeto social.

La Superintendencia considera que para el registro de cada una de las actividades, económicas y sociales, las organizaciones solidarias deberán llevar debidamente diligenciados los libros oficiales. Estos libros deben conformarse y diligenciarse en tal forma que garanticen la autenticidad e integridad de cada uno y, de acuerdo con el uso a que se destinen, deben llevar una numeración sucesiva y continua (artículo 125 del Decreto 2649 de 1993).

Entiéndase como libros de actas, los documentos en los cuales se consignas los temas tratados y los acuerdos tomados por las juntas generales ordinarias y extraordinarias y por los demás órganos competentes de una organización solidaria, como por ejemplo el consejo de administración.

Entiéndase como libros de contabilidad, los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos. Serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registradas sean la fuente para su elaboración.

8.-LIBROS OBLIGATORIOS

En consideración de la Superintendencia, los libros oficiales obligatorios que deben estar debidamente custodiados y diligenciados por cada organización solidaria según la normatividad vigente son los siguientes:

• Libros de obligatorio registro:

–  Libro Diario

–  Libros Mayor y Balances

–  Libro de Actas de Asambleas

–  Libros de Actas de Consejo de Administración o Junta Directiva

–  Libro de Actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control social

–  Libro de Registro Social

• Libro de registro no obligatorio:

– Libro de Inventarios y Balances

– Libros Auxiliares

Libro Diario: Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un periodo no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.

Libro Mayor o Libro Mayor y Balances: En este libro se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del periodo respectivo. Partiendo de los saldos del periodo anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del periodo respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuales serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los saldos totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.

Libro de Registro de Asociados: Este libro puede llevarse por medio mecanizado o electrónico en cumplimiento de los parámetros establecidos en los artículos 195 y 361 del Código de Comercio al igual que el artículo 130 del Decreto 2649 de 1993. En este libro se anotará el nombre del asociado, fecha de ingreso y fecha de retiro, domicilio, documento de identificación, valor de los aportes al corte de cada cierre de ejercicio social. Solo se considerará asociados quienes han sido aceptados por el órgano competente, hayan cancelado el aporte correspondiente de conformidad con la previsión estatutaria y que, además, estén inscritos en el libro de registro de asociados.

Libro de Actas: Este libro de actas tiene como finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones efectuadas por los órganos competentes, constituyéndose un relato histórico resumido de los aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables y en general de los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la organización solidaria.  Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y secretario o en su defecto por el revisor fiscal (artículo 431 del Código de Comercio)

Libro de Inventarios y Balances: Este libro es de carácter obligatorio para aquellas organizaciones solidarias que mantengan inventarios como producto de su actividad, ya sea por la manufactura o comercialización de un bien. El registro de estos inventarios se hará al cierre de cada periodo contable con el propósito de prestar mérito probatorio de las existencias.

Este libro se emplea para registrar, por lo menos una vez al año, los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la organización solidaria o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios (artículo 52 del Código de Comercio).

Libros Auxiliares: Estos libros contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control de las operaciones. Se elaboran con base en los comprobantes de contabilidad o en los documentos soporte.

Las organizaciones solidarias cuya actividad económica las obligue a mantener inventarios, ya sea por manufactura o comercialización de bienes, deberán llevar registros auxiliares de inventarios de mercancía con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: Identificación por clase y denominación de los artículos; fecha de la operación que se registre; número de comprobante que respalda la operación asentada: número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida; costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de las unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.

9.-REGISTRO DE LOS LIBROS OFICIALES

De acuerdo con el Código de Comercio, el Decreto 2649 de 1993 y otras normas, prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del domicilio principal, para que puedan servir como prueba ante las instancias competentes.

El registro de los libros oficiales de las cooperativas de educación, y las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado se hará en la Superintendencia de la Economía Solidaria (Decretos 2150 de 2005 y 4588 de 2006, respectivamente).

Las Cooperativas y Precooperativas de trabajo asociado que dispongan de libros oficiales registrados en las cámaras de comercio correspondientes podrán continuar utilizándolos hasta su agotamiento.

10.- IMPRESIÓN DE LOS LIBROS

Los libros oficiales u obligatorios deben llevarse en los folios registrados ante la autoridad correspondiente, asentando sus registros a más tardar el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado, excepto el libro de inventario y balances que se debe imprimir solo una vez al año y los libros auxiliares que basta con tenerlos en el software de la entidad.

No obstante lo anterior, además de los libros se aceptan como impresión, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

11.-DOCUMENTOS QUE RESPALDAN LOS REGISTROS CONTABLES

Los registros en los libros de contabilidad corresponden a las transacciones y hechos económicos sucedidos en las unidades empresariales que deben estar debidamente soportados en los comprobantes de contabilidad y con documentos de orden externo o interno.

Los comprobantes de contabilidad deben elaborarse previamente al registro de cualquier transacción con fundamento en los soportes en concordancia con lo señalado en el artículo 124 del Decreto 2649 de 1993.

En el caso en que la contabilidad no se encuentre sistematizada, debe contener el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación y en el caso de que si lo esté, el comprobante contable deberá salir automáticamente con dicha información y se anexarán los soportes cuando la contabilidad así lo requiera.

12.-EXHIBICIÓN DE LIBROS Y DOCUMENTOS

Los libros oficiales, comprobantes de contabilidad y documentos soportes deberán reposar en forma integral en el domicilio de la organización solidaria.

13.CONSERVACION  Y TENENCIA DE LOS LIBROS, COMPROBANTES Y SOPORTES

La organización solidaria está obligada a conservar los libros de contabilidad, comprobantes de contabilidad y documentos soporte para la justificación y comprobación de las operaciones que han sido objeto de registro. Los libros y papeles podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. La conservación se deberá realizar permitiendo que la información sea accesible para su posterior consulta, conservando los datos en el formato en el que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida para que posteriormente se pueda determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora de envío y recibo del mensaje.

Si la organización solidaria desea prescindir del documento en papel, podrá reproducirse a través de microfilmes o microfichas.

La responsabilidad del manejo, organización y conservación de los documentos relativos a los archivos oficiales corresponde el representante legal o quien haga sus veces.

Según lo preceptuado en el reglamento expedido por el Archivo General de la Nación, los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nación. Por lo tanto, aquellos que hacen parte de la contabilidad pública deberán conservarse de acuerdo con la reglamentación que sobre el tema se expida.

14.-FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS OFICIALES Y CORRECCIONES

En los libros de contabilidad debe anotarse el número y la fecha de los comprobantes de contabilidad que sirven de respaldo.  En ellos no está permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, borrar, tachar, mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones.  “Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere” (Art. 57 numeral 3 C. Cio. En concordancia con el Art. 56 del D. 2649 de 1993).

Los errores de transcripción deben corregirse mediante una anotación al pie de la página respectiva, o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su corrección. La anulación de un folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la causa, fecha de la anulación, nombre y firma del funcionario responsable. (Art. 132 D. 2649 de 1993).

15.-OPORTUNIDAD PARA EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES

En caso de cierre del ejercicio contable, el plazo de registro de las operaciones se podrá extender a más tardar al último día hábil del mes siguiente a la fecha de corte.

Respecto a los estados financieros intermedios, el inciso 3 del artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, advierte “Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y la de sus operaciones, se deben llevar libros necesarios para: 1) Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes…”

16.-EXAMEN DE LOS LIBROS

El examen de los libros, por norma general, se practicará en la oficina del domicilio principal de la organización solidaria, en presencia de la persona designada por la institución para el efecto.  Tratándose de libros que se lleven para establecer las operaciones o transacciones derivadas de las actividades propias de cada organismo solidario, la exhibición se efectuará en el lugar donde funcione el mismo.

Los órganos de administración deben disponer de espacios físicos y procedimientos para que los órganos de control social y fiscalización puedan desarrollar sus labores de manera adecuada, eficaz y eficiente.

17.-LUGARES DONDE DEBE LLEVARSE LA CONTABILIDAD

La  contabilidad de las organizaciones solidarias vigiladas por la Superintendencia se podrá llevar de manera independiente y, por lo tanto, será posible mantener los soportes contables de origen interno o externo, los comprobantes de contabilidad, los libros auxiliares, los libros de contabilidad objeto de inscripción y registro en la sede de asiento de las operaciones de los mismos.

En consecuencia, podrá definirse que la contabilidad de las organizaciones solidarias se lleve en las sucursales o en los centros contables que reúnan o centralicen las operaciones de agencias y sucursales.

Por consiguiente, no se considera obligación de ninguna organización solidaria llevar libros de contabilidad en cada sucursal. Podrá disponerse que la contabilidad se lleve por sucursales que agrupan o no las operaciones de algunas o todas las agencias. La determinación correspondiente se adoptará por cada institución, en función de su propia organización interna. También podrá acudirse a una combinación de los anteriores esquemas e, inclusive, plantearse otros diferentes, siempre que exista absoluta claridad sobre la estructura elegida para registrar la información contable.

Dichos estados financieros podrán ser requeridos en cualquier momento por la Superintendencia de la Economía Solidaria, lo cual implica, por lo menos, la identificación de las operaciones por áreas de responsabilidad, ya sea de agencias, sucursales, centros contables y dirección general.

18.- DISPOSICIONES VARIAS

Balance inicial de operaciones

Al iniciar actividades, las organizaciones solidarias elaborarán un balance general debidamente discriminado a la fecha de obtención del registro en la Superintendencia, la cámara de comercio o la entidad competente. El balance debe estar acompañado de una relación detallada de cada una de las cuentas que lo conforman y un listado general de los asociados con su documento de identidad y aportes respectivos. Éste debe ser suscrito por el representante legal, contador y revisor fiscal o quien haga sus veces (artículo 41 de la Ley 79 de 1988) y se presentará, por parte de la organización solidaria a esta Superintendencia, dentro del mes siguiente al registro de la organización solidaria. Tanto el contador como el revisor fiscal deberán anexar fotocopia de la tarjeta profesional.

Verificaciones

La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá, en cualquier momento, verificar la información suministrada en los estados financieros. Para ello solicitará documentos adicionales, efectuará visitas de inspección y revisión o adoptará las medidas que estime pertinentes.

En caso de encontrar inexactitudes, la Superintendencia aplicará las sanciones correspondientes, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, o dará traslado a la autoridad competente, según sea el caso.